Apa Itu Stock On Hand dan Mengapa Penting untuk Bisnis Anda?

Szeto x Prieds – Pernahkah Anda bertanya-tanya, berapa jumlah produk yang benar-benar ada di gudang saya saat ini? Pertanyaan ini sering kali menjadi pondasi utama dalam manajemen persediaan. Dalam dunia bisnis, jawaban dari pertanyaan ini dikenal dengan istilah Stock On Hand.

Secara sederhana, Stock On Hand (SOH) artinya adalah jumlah fisik barang atau produk yang benar-benar tersedia di lokasi penyimpanan, seperti gudang, toko, atau fasilitas produksi, pada suatu waktu tertentu. Istilah ini merujuk pada stok yang sudah diterima dari pemasok dan siap untuk dijual atau digunakan, namun belum dialokasikan untuk pesanan tertentu.

Memahami dan mengelola SOH dengan baik adalah kunci untuk menghindari masalah krusial seperti kehabisan stok (out of stock) atau kelebihan stok (overstock). Baik kehabisan atau kelebihan stok dapat menyebabkan kerugian finansial, baik dari hilangnya potensi penjualan maupun biaya penyimpanan yang membengkak.

Dalam praktiknya, sering terjadi kebingungan antara Stock On Hand dan Available Stock. Meski keduanya berkaitan dengan ketersediaan barang, ada perbedaan mendasar yang sangat penting untuk dipahami.

• Stock On Hand: Ini adalah total kuantitas fisik barang yang ada di gudang. Jumlah ini mencakup semua unit, baik yang sudah dipesan oleh pelanggan (tapi belum dikirim) maupun yang masih bebas untuk dijual.
• Available Stock: Ini adalah jumlah barang yang benar-benar siap dan bisa dijual kepada pelanggan baru. Jumlah ini dihitung dari Stock On Hand yang telah dikurangi dengan stok yang sudah dialokasikan untuk pesanan yang belum terkirim.

Rumus Perhitungan

Hubungan antara keduanya dapat dijelaskan melalui rumus sederhana:

$$\text{Available Stock }=\text{Stock On Hand }-\text{Stok yang Dialokasikan (Allocated Stock)}$$

Contoh Kasus: Bayangkan Anda memiliki toko daring yang menjual 100 unit T-shirt putih. Sistem inventaris Anda mencatat Stock On Hand sebanyak 100 unit. Namun, hari ini ada 20 pesanan dari pelanggan yang sudah masuk, tetapi barangnya belum dikirim.

• Stock On Hand Anda tetap 100 unit (karena barang masih secara fisik ada di gudang).
• Stok yang dialokasikan adalah 20 unit.
• Maka, Available Stock Anda adalah: $100-20=80$ unit.

Artinya, Anda hanya bisa menawarkan T-shirt putih sebanyak 80 unit lagi kepada pembeli lain tanpa membatalkan pesanan yang sudah ada.

Cara Menghitung Stock On Hand

Perhitungan Stock On Hand bisa dilakukan secara manual atau otomatis. Rumus dasarnya cukup sederhana:

• Stok Awal: Jumlah barang yang ada di gudang pada awal periode (misalnya, awal bulan).
• Barang Masuk: Jumlah unit yang diterima dari pemasok, hasil produksi, atau retur pelanggan selama periode tersebut.
• Barang Keluar: Jumlah unit yang terjual, digunakan, atau dikirimkan keluar dari gudang selama periode tersebut.

Studi Kasus: Toko Elektronik “Gadget Plus”

“Gadget Plus” adalah toko elektronik yang ingin menghitung Stock On Hand untuk produk “Smartwatch X” pada akhir bulan September.

• Stok Awal (1 September): “Gadget Plus” memiliki 150 unit Smartwatch X.
• Barang Masuk (selama September): Mereka menerima 75 unit tambahan dari distributor.
• Barang Keluar (selama September): Mereka menjual 100 unit kepada pelanggan.

Berdasarkan data di atas, mari hitung Stock On Hand mereka:

Maka, pada akhir bulan September, jumlah fisik Smartwatch X yang tersedia di gudang “Gadget Plus” adalah 125 unit.

Pentingnya Mengelola Stock On Hand Secara Akurat

Manajemen Stock On Hand yang efektif adalah fondasi dari operasional bisnis yang lancar. Berikut adalah beberapa alasan mengapa hal ini sangat penting:

1. Mencegah Kehilangan Penjualan: Data SOH yang akurat memungkinkan Anda untuk selalu memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan. Tanpa data ini, Anda berisiko kehilangan penjualan karena tidak bisa memenuhi pesanan.
2. Optimalisasi Modal Kerja: Mengetahui jumlah stok yang sebenarnya membantu Anda menghindari overstock. Stok berlebih mengikat modal perusahaan yang seharusnya bisa dialokasikan untuk kebutuhan lain, seperti pemasaran atau pengembangan produk.
3. Pengambilan Keputusan yang Tepat: Informasi SOH yang real-time adalah dasar untuk membuat keputusan strategis, seperti kapan harus memesan ulang barang (reorder point), produk apa yang paling laris, atau kapan harus mengadakan promosi.
4. Meningkatkan Efisiensi Operasional: Dengan data yang akurat, tim gudang dapat bekerja lebih cepat dan efisien. Mereka tahu persis di mana barang berada dan berapa jumlahnya, sehingga proses picking dan packing menjadi lebih cepat.
5. Perencanaan Produksi dan Pengadaan: Bagi bisnis manufaktur, SOH bahan baku menjadi acuan penting untuk merencanakan jadwal produksi. Sementara itu, bagi bisnis ritel, SOH produk jadi menentukan kapan harus memesan ulang kepada pemasok.

Solusi Praktis untuk Manajemen Stock On Hand

Mengelola Stock On Hand secara manual dengan pencatatan di buku atau spreadsheet Excel bisa memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, terutama saat bisnis berkembang.

Untuk memastikan data SOH Anda selalu akurat, real-time, dan mudah diakses, beralih ke sistem otomatis adalah langkah cerdas. Sistem manajemen inventaris modern dapat melacak setiap pergerakan barang, dari saat masuk hingga keluar, secara otomatis.

Apakah Anda ingin mengoptimalkan manajemen Stock On Hand dan menghindari kerugian akibat ketidakakuratan data?

Gunakan software Prieds solusi supply chain management untuk mengelola seluruh persediaan Anda dengan lebih efisien, akurat, dan terintegrasi. Dengan Prieds, Anda bisa memantau stok secara real-time, mengotomatiskan proses pengadaan, dan mendapatkan laporan yang membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas. Jangan biarkan manajemen stok yang buruk menghambat pertumbuhan bisnis Anda.