Szeto x Prieds – Gudang adalah jantung dari operasi rantai pasok (supply chain). Namun, seberapa efisien jantung itu berdetak seringkali ditentukan oleh proses pertamanya: Receiving.
Banyak yang menganggap receiving (penerimaan) hanyalah sekadar aktivitas bongkar muat barang dari truk. Padahal, ini adalah proses krusial yang menjadi gerbang utama masuknya inventori ke dalam sistem Anda. Kesalahan kecil dalam proses receiving dapat berdampak besar pada akurasi stok, kecepatan fulfillment, dan pada akhirnya, kepuasan pelanggan.
Artikel ini akan membahas tuntas apa itu receiving, tantangan yang sering terjadi, dan bagaimana software WMS (Warehouse Management System) dari Prieds dapat mengubah proses ini dari pusat masalah menjadi pusat efisiensi.
Receiving Adalah…
Secara sederhana, receiving adalah serangkaian proses yang terlibat dalam penerimaan barang kiriman di gudang dari supplier atau vendor.
Ini bukan hanya soal fisik barang berpindah tangan. Proses receiving yang lengkap mencakup:
- Verifikasi: Memastikan barang yang datang sesuai dengan dokumen pesanan (Purchase Order/PO) — baik dari segi jenis (SKU), jumlah (kuantitas), maupun kualitas.
- Pencatatan: Memasukkan data barang yang telah diterima ke dalam sistem inventori perusahaan.
- Pelabelan: Memberikan label (seperti barcode atau QR code) jika diperlukan, untuk pelacakan internal.
- Penempatan (Putaway): Memindahkan barang dari area penerimaan ke lokasi penyimpanan (rak) yang tepat di dalam gudang.
Proses receiving adalah titik pertama di mana inventori fisik Anda “dijadikan” data digital. Jika data yang masuk di sini salah, maka seluruh data stok di sistem Anda akan salah.
Tantangan Umum dalam Proses Receiving Manual
Tanpa sistem yang memadai, proses receiving bisa menjadi sangat kacau. Berikut adalah tantangan yang sering dihadapi bisnis yang masih mengandalkan cara manual (kertas atau Excel):
- Human Error (Kesalahan Manusia): Salah hitung jumlah barang, salah catat SKU, atau salah membaca dokumen PO adalah hal yang sangat umum terjadi.
- Proses yang Lambat: Tim gudang menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencocokkan barang fisik dengan lembaran PO secara manual, menyebabkan antrian truk di area loading dock.
- Data Tidak Real-time: Barang sudah ada di gudang, tetapi tim sales atau purchasing tidak mengetahuinya karena data belum di-input ke sistem. Ini menyebabkan kebingungan stok (sistem bilang kosong, padahal fisik ada).
- Kesulitan Putaway: Operator gudang bingung harus meletakkan barang di mana, sehingga barang diletakkan sembarangan. Akibatnya, barang sulit ditemukan saat akan diambil (picking).
- Pengecekan Kualitas Terlewat: Karena terburu-buru, inspeksi kualitas barang sering terabaikan, menyebabkan barang rusak atau tidak sesuai spesifikasi lolos masuk ke inventori.
Solusi Software WMS Prieds untuk Proses Receiving yang Akurat
Di sinilah peran Software WMS Prieds menjadi sangat penting. Prieds WMS (Warehouse Management System) adalah platform digital yang dirancang untuk mengelola dan mengotomatisasi seluruh operasi gudang Anda, dimulai dari proses receiving.
Alih-alih menggunakan kertas, tim gudang Anda akan dilengkapi dengan perangkat mobile (seperti handheld scanner) yang terhubung langsung ke sistem WMS Prieds.
Begini cara Prieds WMS menyelesaikan tantangan di atas:
1. Validasi PO Otomatis via Barcode/QR Code
Saat barang tiba, operator gudang tidak perlu lagi mencocokkan dengan kertas. Cukup scan barcode pada barang atau dokumen pengiriman. Sistem Prieds WMS akan otomatis memvalidasi barang tersebut dengan Purchase Order (PO) yang ada di sistem.
- Hasil: Tidak ada lagi salah SKU atau salah hitung. Sistem akan langsung memberi peringatan jika jumlah atau jenis barang tidak sesuai PO.
2. Data Inventori Real-time
Begitu barang selesai di-scan dan diverifikasi di area receiving, data stok di seluruh sistem Anda (termasuk di ERP atau sistem akuntansi) akan langsung ter-update.
- Hasil: Tim sales bisa langsung menjual barang tersebut karena mereka melihat stok yang akurat dan real-time.
3. Proses Bongkar Muat Lebih Cepat
Karena proses verifikasi dan pencatatan dilakukan secara digital dan instan, waktu yang dihabiskan di area loading dock berkurang drastis.
- Hasil: Antrian truk berkurang, dan barang lebih cepat masuk ke area penyimpanan.
4. Sistem Putaway yang Terarah
Setelah barang diterima, Prieds WMS tidak hanya mencatatnya. Sistem akan memberikan rekomendasi lokasi rak terbaik untuk menyimpan barang tersebut (berdasarkan ukuran, berat, atau kecepatan perputaran barang). Operator di lapangan tinggal mengikuti instruksi di perangkat mereka.
- Hasil: Barang disimpan di lokasi yang optimal, mudah ditemukan, dan memaksimalkan kapasitas ruang gudang Anda.
Mengapa Memilih Prieds WMS?
Prieds bukan sekadar penyedia software WMS biasa. Prieds menawarkan solusi end-to-end yang fleksibel dan dapat disesuaikan (custom) dengan keunikan proses bisnis Anda. Dengan implementasi Prieds WMS, Anda tidak hanya menyelesaikan masalah receiving, tetapi juga mengoptimalkan seluruh alur kerja gudang Anda, mulai dari inbound (receiving), inventory control, hingga outbound (picking, packing, shipping).
Jangan Anggap Remeh Proses Receiving
Receiving adalah fondasi dari manajemen inventori yang sehat. Fondasi yang rapuh (manual dan penuh kesalahan) akan membuat seluruh bangunan (bisnis Anda) goyah.
Jika bisnis Anda masih berjuang dengan stok yang tidak akurat, proses gudang yang lambat, dan keluhan pelanggan karena salah kirim, inilah saatnya untuk mengevaluasi kembali proses receiving Anda.
Siap mengubah kekacauan di gudang Anda menjadi operasi yang terstruktur, cepat, dan akurat?
Jadwalkan demo gratis Software WMS Prieds hari ini dan biarkan tim ahli kami menunjukkan bagaimana kami dapat mentransformasi proses receiving dan manajemen gudang Anda.
