Szeto x Prieds – Bagi pelaku bisnis, pengelolaan stok barang adalah salah satu aspek krusial yang menentukan kelancaran operasional. Kesalahan dalam pencatatan persediaan dapat menyebabkan kekurangan stok (stockout) atau kelebihan stok (overstock), yang pada akhirnya merugikan perusahaan.
Di sinilah kartu stock opname memainkan peran penting. Dokumen ini membantu mencatat dan membandingkan jumlah barang secara fisik di gudang dengan data pencatatan di sistem. Dengan kartu stock opname yang rapi, perusahaan dapat menjaga akurasi data, mencegah kehilangan barang, dan meningkatkan efisiensi manajemen persediaan.
Apa Itu Kartu Stock Opname?
Kartu stock opname adalah formulir atau dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil perhitungan fisik barang di gudang pada periode tertentu, biasanya setiap akhir bulan, kuartal, atau tahun.
Dokumen ini berfungsi sebagai alat pembanding antara catatan di sistem pembukuan (stok administrasi) dengan jumlah fisik barang yang sebenarnya ada di gudang.
Fungsi Kartu Stok Opname
| Fungsi | Penjelasan |
|---|---|
| Verifikasi Data | Memastikan data stok di sistem sama dengan stok fisik di lapangan. |
| Mengidentifikasi Selisih | Mendeteksi kekurangan atau kelebihan barang untuk ditindaklanjuti. |
| Mencegah Kecurangan | Mengurangi risiko kehilangan akibat pencurian atau salah hitung. |
| Dasar Audit | Menjadi bukti tertulis dalam proses audit internal maupun eksternal. |
| Perencanaan Pembelian | Membantu menentukan kebutuhan restock barang secara tepat. |
Cara Menggunakan Kartu Opname Stok
Untuk menggunakan kartu stok opname, berikut yang harus Anda lakukan:
1. Persiapan Sebelum Stock Opname
-
Tentukan jadwal stok opname.
-
Cetak kartu stok opname sesuai format.
-
Pastikan semua barang telah diberi kode dan label.
2. Proses Penghitungan
-
Hitung jumlah barang secara fisik.
-
Catat hasil perhitungan pada kartu stok opname.
-
Tandai barang yang sudah dihitung untuk menghindari duplikasi.
3. Rekonsiliasi Data
-
Bandingkan hasil perhitungan fisik dengan data sistem.
-
Catat selisih dan cari penyebabnya.
Contoh Format Kartu Stock Opname
Berikut format kartu stock opname yang bisa digunakan:
| No | Kode Barang | Nama Barang | Satuan | Stok Menurut Sistem | Stok Fisik | Selisih | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | BRG-001 | Pulpen Hitam | Pcs | 150 | 148 | -2 | Hilang |
| 2 | BRG-002 | Buku A5 | Pcs | 200 | 200 | 0 | Sesuai |
| 3 | BRG-003 | Stapler Mini | Pcs | 50 | 52 | +2 | Salah input |
Rumus Perhitungan Selisih Stok
Selisih=Stok Fisik−Stok SistemSelisih = Stok\ Fisik – Stok\ Sistem
Keterangan:
-
Hasil positif (+) berarti stok fisik lebih banyak dari data sistem.
-
Hasil negatif (-) berarti stok fisik lebih sedikit dari data sistem.
Contoh Kasus
Kasus:
Toko alat tulis melakukan stok opname bulanan. Pada sistem tercatat Pulpen Hitam sebanyak 150 pcs, tetapi hasil hitung fisik menunjukkan hanya 148 pcs.
Analisis:
-
Selisih: 148−150=−2148 – 150 = -2 pcs
-
Kemungkinan penyebab: barang hilang, rusak, atau salah input pada saat penerimaan/pengeluaran barang.
Download Gratis Kartu Stock Opname (Excel & PDF)
Agar lebih praktis, Anda bisa mengunduh contoh kartu stock opname siap pakai dalam format Excel dan PDF di sini:
Format ini sudah dilengkapi kolom perhitungan otomatis untuk selisih stok.
Kartu stok opname adalah alat sederhana namun vital untuk memastikan keakuratan data persediaan. Dengan format yang tepat dan proses yang disiplin, perusahaan dapat meminimalkan risiko kehilangan barang, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung pengambilan keputusan pembelian yang tepat.
Jika Anda ingin manajemen stok yang lebih modern dan minim kesalahan, gunakan software Prieds untuk solusi manajemen stok barang. Dengan fitur otomatisasi, pelacakan real-time, dan laporan instan, Anda tidak perlu lagi repot melakukan pencatatan manual.
